一、前言

    在目前傳統(tǒng)會議室使用上，缺少統(tǒng)一的管理方法，會議室使用都經(jīng)常會遇到以下問題：

    a.缺乏預約辦法，使用會議室只能靠碰運氣，或者在門口排隊等著；

    b.會議室很多，但不知道哪一間空閑，只能一間間看過去；

    c.事先定好的會議室，別人不知道，捷足先登，自己反而要等在門口了；

    d.會議簽到情況不準確或存在代簽情況；

    e.預約的會議室無法開門；

    f.會議被打斷，不斷有人冒然闖入，就為了看看會議室是不是空閑。

    由于目前許多大中型單位手工化管理會議室，各樓層的會議室空閑，預約情況不能及時得知。為了進一步規(guī)范會議室的使用和預約管理，避免資源的沖突。在會議預約管理系統(tǒng)中。用戶只需要通過互聯(lián)網(wǎng)或通過前端設備即可隨時了解每個會議室的當前狀態(tài)和預約情況，提高了會議室的使用率，節(jié)省會議組織者的時間。因此，一套有管理有序、使用簡易、狀態(tài)明了的會議室預約管理系統(tǒng)應運而生。

    二、功能需求

    1、員工可通過后臺查看所有會議室狀態(tài)。

    2、能夠通過手機或電腦，預約會議室。

    3、掃碼會議簽到。

    4、預定成功后，發(fā)送通知給參會人員。

    三、會議室預約管理系統(tǒng)

    將門禁、預約系統(tǒng)、智能控制系統(tǒng)等多個系統(tǒng)融合，從會議室預約使用、門禁開啟、設備使用，形成完整的預約使用閉環(huán)。

    （會議室預約使用流程）

    1）會議室預約：申請預約會議室，填寫相關信息，申請后等待審批。

    步驟一：申請需要預約的會議室、預約時間。

    步驟二：發(fā)送預約申請，等待審批。

    2）會議室預約審核：管理員在管理后臺中查看預約列表，對預約申請進行預覽、確定、駁回等操作。審核通過后將通過短信發(fā)送通知相關人員。

    3）會議室門禁解鎖：具備人臉識別功能，人臉信息比對成功，可自動打開門禁。

    支持以下解鎖方式：

    人臉識別解鎖：比對人臉識別庫信息，人臉識別成功后解鎖門禁。

    二維碼解鎖：掃描對應會議室門牌二維碼，填寫對應信息后，解鎖門禁。

    遠程解鎖：管理員可通過預約管理平臺遠程解鎖門禁。

    預約解鎖：通過預約有具備多種組合解鎖方式。（根據(jù)被預定會議室的預約時間，自動在預約時段解鎖門禁，使用結(jié)束后，自動上鎖。當前被預定會議室所參加人員，在預約時間內(nèi)可通過人臉、二維碼方式開啟門禁。）

    4）會議室出入人員監(jiān)控：實時掌握出入人員情況，形成數(shù)據(jù)化報表

    5）數(shù)據(jù)分析：管理員可在后臺查看會議室的使用情況與數(shù)據(jù)表現(xiàn)，支持數(shù)據(jù)導出。如會議室使用時長、會議室使用次數(shù)統(tǒng)計、會議室預約次數(shù)統(tǒng)計等。